リファレンスチェックとは？ 方法や質問内容、注意点を徹底解説

リファレンスチェックとは

リファレンスチェック（Reference Check）は、英語でいうと経歴照会、身元照会といった意味になります。中途採用の過程で、書類や面接を通じて求職者から申告された能力や性格などが合っているかを、前職の上司や同僚にヒアリングして確認することです。実際にリファレンスチェックおこなう際は、求職者の同意を得た上で実施します。求職者の同意なく勝手に実施すると、個人情報保護法（個人情報の保護に関する法律）に抵触するため注意しましょう。

初めて会った求職者との1時間程度の面接では、自社とマッチしているかを判断するのは難しいものです。そこで、前職での実際の人柄や仕事ぶりを知ることで、双方のミスマッチを減らし、自信を持って内定を出すことができます。
リファレンスチェックは外資系企業では一般的におこなわれており、最近では日本でも導入する企業が増えています。人物像の見極めが難しいオンライン採用の現場などでは、求職者を第三者の目線から多角的に判断する方法として注目されています。

前職関係者へのヒアリングは電話でおこなうことが多いですが、Zoomなどのオンラインツールを使うケースも増えています。

リファレンスチェックと前職調査との違い

リファレンスチェックと似たものに前職調査があります。しかし、リファレンスチェックとは調査内容が異なります。

リファレンスチェックが、実績や人柄、コミュニケーション能力など求職者のスキルに関する調査であるのに対して、前職調査は書類に記載された学歴や職歴などの経歴に偽りがないか、金銭的なトラブルを抱えていないかなどの調査が主となります。
現在は、個人情報保護法が厳格化したため、前職の企業に尋ねても個人情報を入手することが難しくなりました。そのため、前職調査を実施する企業は少なくなっています。

リファレンスチェックのメリット

具体的に、リファレンスチェックのメリットについて見ていきましょう。

自社の求める人材像とのミスマッチを防ぎ、採用リスクを減らす

リファレンスチェックは、内定・入社後に経歴や学歴の詐称が発覚するといった深刻なケースを未然に防ぐことができるメリットがあります。また、自社が求める実績や働き方と、求職者が求める働き方や社風などがマッチしているかを、より正確に判断することができます。

求めていた人材像と異なる求職者を採用した場合、自社の水準に引き上げるための教育コストがかかってしまう可能性がありますし、求職者のほうも、入社してみたら自分の力を存分に発揮できないケースもあります。

前職での勤務態度や働き方を知ることで、早期退職を防ぐことができる

リファレンスチェックでは、求職者が以前の職場でどのくらい真面目に勤務していたかがわかります。勤務態度に問題があった求職者を事前に知ることで、早期退職のリスクを減らすことができます。また、求職者が何を求めて前職を辞めたのか、働く上で何を大切にしていたかなどを知ることで、求職者に合った条件や働き方、労働環境を提供することができ、採用後の定着率アップにつながります。

自社の魅力を伝え、採用の成功率を上げることができる

前職で、求職者がどのような仕事にモチベーションを感じていたか、どのような価値観で仕事をしていたかを知ることで、自社のどの部分を魅力として伝えるかが見えてきます。求職者がパフォーマンスを発揮できるポジションや、モチベーションを感じる働き方や業務内容を提示することができれば、内定辞退や早期退職といったリスクを防ぐことができるしょう。

書類や面接で知り得なかった短所・長所を知ることができる

前職を辞めた際、求職者の能力に問題があったり、トラブルを起こしたりといったケースもあります。この場合、求職者は面接で話をしなかったり、取り繕って話したりすることが多いでしょう。リファレンスチェックでは、こうした求職者の短所を知ることができます。

一方で、求職者が自分では認識していなかった思わぬ長所を知ることもあります。「他のスタッフが動きやすいように、縁の下の調整役に徹した」といった、実績ベースではわからない貢献度を知ることができるのも、リファレンスチェックの大きなメリットです。

会社から見ると長所だと評価していても、求職者自身は当たり前のことだと思っていて、アピールしてこないというケースがあります。リファレンスチェックによって、客観的に周りが評価していた点を知ることで、求職者を再評価することができます。

リファレンスチェックの方法・タイミング

リファレンスチェックは、採用担当者または外部の第三者機関によっておこなわれます。一般的には、求職者の前職の上司2人ほどに、書面もしくは面談でヒアリングを実施します。近年では、Zoom、スカイプ、Google Meet、Microsoft Teamsなどを使ったビデオチャット形式でおこなわれることも増えています。

リファレンスチェックのやり方は、「求職者がリファレンス先を紹介する」「採用側がリファレンス先を探す」の2つのパターンがあります。

求職者がリファレンス先を紹介する場合

採用側から、求職者に対してリファレンス先を紹介してもらうよう求めます。その際は、求職者の業務内容や人柄がわかる上司や同僚2人以上を紹介してもらいます。求職者が前職で管理職だった場合は、前職で部下だった人間を紹介してもらうこともあります。

事前に、求職者からリファレンス先に対して、リファレンスチェックの目的などを伝えておいてもらうようにしましょう。最近では、リファンレス先への依頼メールや質問を代行してくれるサービスも出てきており、そうしたサービスを利用する企業も増えています。

採用側がリファレンス先を探す場合

求職者から同意を得た上で、自社でリファレンス先を探します。同じ業界の求職者の場合、業界のネットワークなどを通じてリファレンス先を見つけられることもありますが、一般的には、リファレンスチェックを請け負っている調査会社や転職会社に委託します。
ただ、前職の会社がリファレンスチェックに理解がなかったり、個人情報への認識が厳しかったりして、協力が得られないケースもあります。

リファレンスチェックのタイミングは、書類選考時～内定までの間と企業によってさまざまですが、多くは内定前の最終チェックとしておこなわれます。内定後におこなう企業もありますが、内定を出すと、その時点で労働契約が成立したとみなされ、内定取消が難しくなるので注意しましょう。

リファレンスチェックの流れ

リファレンスチェックのやり方は企業によってさまざまですが、一般的には次のような流れでおこなわれます。

①求職者にリファレンスチェックの説明をして同意を得る
まずは求職者に対して、リファレンスチェックを実施することの同意を得る必要があります。主に、「リファレンスチェック実施の目的」「前職の関係者から求職者の個人情報をいただくこと」「求職者からリファレンス先の連絡先を教えてもらうこと」といった点を説明し、承諾してもらいます。

②リファレンス先の連絡先を教えてもらう
求職者がリファレンス先を紹介する場合、事前に求職者からリファレンス先に依頼してもらい、リファレンスチェックの同意を得てもらいます。その上で、求職者から、リファレンス先の電話番号やメールアドレスを教えてもらいます。

③リファレンス先に連絡をして、日程調整をする
リファレンス先も仕事があるため、無理のない日程を調整し、リファレンスチェックの日にちを決めます。リファレンス先の都合や希望によっては、電話やビデオチャットなどを使い分けることもあります。
時間は、リファレンス先の勤務時間内におこなうのが一般的なので、時間は長くても30分程度を目安に。事前におおかたの質問内容を伝えておくと、スムーズに実施できるでしょう。

④質問内容を決める
リファレンスチェック実施日までに、質問内容を決めます。求職者によって人柄、実績など特に聞きたいポイントが違ったり、リファレンス先の立場（上司・同僚・部下など）によって視点が違ったりなど、さまざまです。そのため、一律に同じ質問を用意しておくのではなく、求職者やリファレンス先に合った質問をその都度用意するようにしましょう。

⑤リファレンスチェックを実施する
ヒアリングをするうちに、追加で聞きたいことが出てきて時間を延長したりしないよう、事前の打ち合わせや質問内容を決める際に、「どんなことを知りたいか」を明確にしておきます。
また、話が広がったり、深堀りして聞いたりといったことになることを想定して、質問内容を決めたり、時間を設定しておくようにしましょう。

⑥回答結果をまとめる
リファレンスチェックで得た内容をテキストにまとめます。リファレンス先、質問内容、回答結果、採用担当者の総評などを整理し、採用に関わる人に共有します。

リファレンスチェック　具体的な質問例

相手の勤務時間中におこなうリファレンスチェックは、短時間になることがほとんどです。そのなかで、採用側が知りたい情報を十分に得るには、それを引き出す質問内容が重要になります。そこで実際に、リファレンスチェックで使える質問例を紹介します。

■勤務実績・経歴について知りたい
・求職者の勤務期間は◯年◯月から◯年◯月までで間違いありませんか？
・役職や仕事内容はこれで合っていますか？
・求職者は以前どのような仕事をしていたという話は聞いていますか？

■勤務態度や人間関係など人柄について知りたい
・一緒に仕事をしたのはどれくらいの期間ですか？
・求職者とはどのような関係でしたか？
・周囲とのコミュニケーションは良好でしたか？
・行動がつかめないと感じたことはありますか？
・遅刻や欠勤は多くなかったですか？
・上司へのホウレンソウや部下の教育はできていましたか？
・一言でいえばどのような人物だと思いますか？
・また一緒に働きたいと思いますか？

■実績や長所、仕事への姿勢など職務能力を知りたい
・主な実績にはどのようなものがありますか？
・問題やトラブルが生じたときの解決能力・意思決定能力はありましたか？
・仕事のやり方に無駄があると思ったことはありますか？
・個人とチーム、どちらで働くのが合っていると思いますか？
・リーダーシップを感じたことがありますか？　その結果、周囲にどのような影響を及ぼしましたか？
・仕事上で良い影響をもたらしましたか？　具体的な例があれば教えてください。
・今後、改善すべき点はあると思いますか？

リファレンスチェックの注意点

リファレンスチェックの注意点についても押さえておきましょう。

求職者の同意を得ずにおこなった場合、個人情報保護法に抵触し、違法行為になる

個人情報保護法（個人情報の保護に関する法律）では、個人データの第三者提供の制限規定（23条1項）というのがあり、求職者本人の同意がなければ、前職の企業は個人データを第三者に提供することができません。つまり、求職者の同意がない限り、リファレンス先の企業がコンプライアンス意識をしっかり持っていれば、リファレンスチェックには応じてくれないということです。
 

（第三者提供の制限）
第二十三条　個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

出典：個人情報の保護に関する法律
 

リファレンス先から拒否された場合を想定しておく

仕事の都合などでリファレンス先から拒否された場合、他の上司や同僚、部下などに依頼することになります。そのため、求職者から事前に複数のリファレンス先を紹介しておいてもらいましょう。

また、電話やビデオチャットなどの手間や時間を取れず、拒否するリファレンス先も少なくありません。このような場合は、リファレンス先の負担にならないオンラインのアンケート形式で質問のやり取りをおこなってくれるサービスもあり、利用してみても良いでしょう。

何を聞いても良いわけではない

リファレンスチェックでは、求職者の家族の職業といった本人に責任のない事項や、宗教や支持政党といった本来自由であるべき思想信条にかかわることについて、聞くことはできません。厚生労働省によると、以下のような事項を応募用紙などに記載させたり、面接で尋ねたりして把握することは、就職差別につながるおそれがあるとしています。
 

＜a．本人に責任のない事項の把握＞
・本籍・出生地に関すること （注：「戸籍謄(抄)本」や本籍が記載された「住民票(写し)」を提出させることはこれに該当します）
・家族に関すること（職業、続柄、健康、病歴、地位、学歴、収入、資産など）(注：家族の仕事の有無・職種・勤務先などや家族構成はこれに該当します）
・住宅状況に関すること（間取り、部屋数、住宅の種類、近郊の施設など）
・生活環境・家庭環境などに関すること

＜b．本来自由であるべき事項（思想信条にかかわること)の把握＞
・宗教に関すること
・支持政党に関すること
・人生観、生活信条に関すること
・尊敬する人物に関すること
・思想に関すること
・労働組合に関する情報（加入状況や活動歴など）、学生運動など社会運動に関すること
・購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること

出典：厚生労働省「公正な採用選考の基本」

リファレンスチェックの結果だけで合否を判断せず総合的に評価する

求職者がリファレンス先を紹介する場合、良い回答をしてくれる人を紹介される可能性があります。また、リファレンス先が、必ずしも求職者の短所などのマイナス面の事柄を言ってくれるとは限りません。つまり、リファレンスチェックで得た情報を鵜呑みにして、採用の合否を判断するのもリスクが大きいといえます。

そのため、リファレンスチェックは、あくまで面接での評価を補強するもの、求職者から感じた強みが合っているかを確認するものといった認識でいることが大切です。

リファレンスチェック後の不採用は慎重に判断する

内定後にリファレンスチェックをおこない、経歴詐称などが発覚した場合、内定の取消を検討することもあるでしょう。しかし、内定を出した時点で、内定者は就業開始日より前の日であっても従業員としてみなされるという労働契約（始期付解約権留保付労働契約）が成立したとみなされます。この場合、たとえ経歴詐称といった深刻なケースであっても、内定取消が認められるとは限りません（※）。そのため、リファレンスチェックは、内定を出す前に実施するのが良いでしょう。

（※）厚生労働省「『採用内定の取消』に関する具体的な裁判例の骨子と基本的な方向性」

また、内定を出す前であっても、リファレンスチェックで個人情報を提供されたにも関わらず頻繁に不採用を出すと、企業のイメージダウンにつながる可能性があります。そのため、リファレンスチェックは、書類選考や面接を経てある程度採用の見込みが高い求職者に対し、評価を補強したり、採用後の関わり方の参考にしたりするといったスタンスでおこなうことをおすすめします。

まとめ

書類選考や採用面接で高い評価を得て採用された従業員でも、入社後の人間関係や職場環境によってはパフォーマンスを発揮できないということもあります。大事なのは、求職者の実績や人柄、望む働き方やモチベーションの上がる仕事内容などを知り、自社がどのような環境を提供すれば、求職者がパフォーマンスを最大限に発揮できるかを考えることだといえるでしょう。

その意味でリファレンスチェックは、求職者がパフォーマンスを最大限に発揮できる環境、働き方を知るための手段として、大いに役立つのではないでしょうか。


《ライタープロフィール》
山本淳（やまもと・じゅん）
ライター／フリー記者（政治・経済）
早稲田大学中退後、テレビのニュース番組やネットメディアの記者を経験しフリーに。記者歴15年。一次情報をもとにした正確性と、専門家や当事者へのヒアリングをもとにした現場感をモットーに、記事を執筆。