人事評価はなぜ大切?人事評価制度をつくる際の重要ポイント
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人事評価はなぜ大切?
人事評価制度をつくる際の重要ポイント

人事評価はなぜ大切?人事評価制度をつくる際の重要ポイント

人事評価と聞くと、「給与や待遇を査定するために定められているものでしょ?」と思われる方も多いかもしれません。もちろんその役割もありますが、人事評価はただ査定のためだけではなく、従業員の成長、そして企業・組織の成長という重要な目的を持っています。今回は人事評価が組織にもたらす効果や、人事評価制度を新しく制定する際、見直す際のポイントについて、ご紹介していきます。

人事評価の本来の意味とは?

当たり前のように使用している人事評価という言葉ですが、ここで改めてその意味を確認しておきましょう。
人事評価とは、従業員の貢献度や能力、業績などを、組織内の一定の基準で評価する仕組みのこと。一般的には一年・半年・四半期ごとと期間を定め、その期間内での目標を設定するところからスタートします。そして、期末には目標の達成度合いに応じて評価を行い、フィードバックを実施するまでが一連の流れです。その結果によって、昇進や昇給などに反映される場合もあります。

また、「人事評価」によく似た「人事考課」という言葉が、ほとんど同じ意味で使われている場合も多くあります。ただ、本来の人事考課は賃金や昇進などを決定するフェーズに限られた言葉で、人事評価はより幅広い観点からその人の評価を行う制度。人事考課とはあくまでも人事評価の一面なのです。

人事評価制度で、組織が変わる

では実際、人事評価によってどのような効果があるのでしょうか。大小様々な効果が期待できますが、中でも代表的な3つの効果を見てみましょう。

社内リソースの最適化

まず、評価を行うことで、社内リソースの適正化をはかることができます。仕事の成果を振り返ることで、得意なこと・不得意なことを把握。それぞれの能力に合わせて異動などの人員配置を考えることができるようになります。適材適所で組織が上手く回るよう、それぞれの能力を把握する上で、大切な制度だといえます。

企業理念やビジョンの浸透

さらに、企業理念やビジョンを浸透させていくことにもつながります。人事評価は、企業の理念やビジョンに紐付いて設計されるため、評価項目や基準によって、企業と従業員個人の目指す方向を確かめる機会に。個人に闇雲に努力をさせるのではなく、「うちの組織はこういう考えでこういう結果を評価するよ」と、示しながらお互いの考え方を確認することが重要なのです。

従業員のモチベーションアップ

適切な人事評価制度を導入することは、従業員のモチベーションアップにもつながります。明確な評価基準や目標が浸透していれば、従業員はそれらを目指して日々の仕事に意欲を持って取り組むことができます。
ここで大切なのは、評価基準が明確で、かつ浸透していること。基準が不明瞭では不満のもとになりますし、浸透していなければ何に向けて努力すればいいかわからず、そもそも制度が機能しないため注意が必要です。

こちらの記事でもモチベーションアップの取り組みをご紹介しています

人事評価制度の作り方

人事評価制度を作成する際は、その項目や基準が明確でなければいけません。そこが不明瞭だと、曖昧な評価となり制度が正しく機能しなくなってしまうからです。では、どうすれば効果的な人事評価制度になるのか。人事評価制度の基本的な作り方をご紹介します。

ステップ1:評価項目を定める

まず何を評価するのかを決めます。必要な項目は企業によって異なりますが、代表的なものとして次の3つが挙げられます。

業績(成果)評価

評価期間における、従業員の業績や仕事の成果に対する評価。主に、業績や成果の達成度を客観的に数値化し、評価を行います。プロセスについては数値化しにくいため、上司だけではなく、同僚や部下からヒアリングすることも必要です。

能力評価

業務で必要とされる知識やスキル、熟練度に対する評価。数値化ができないため評価が難しい項目ですが、通常は企業ごとに定めた職能要件定義書などのルールに従って評価を行います。

態度(情意)評価

日頃の勤務態度や仕事に対する姿勢、意欲に対する評価。主に、組織のルールを遵守すること、仕事への責任感、チームで協力して取り組む姿勢、などが評価対象になります。

ステップ2:評価項目の比重を定める

評価項目が決まったら、それぞれの項目の比重を決定していきます。その際、全従業員で共通の比重ではなく、役職や等級、部署や職種によっても比重を調整していく必要があります。例としては、管理部門よりも営業部門、下位の職務よりも上位の職務のほうが業績に対する比重が高いのが一般的です。

ステップ3:評価の尺度を定める

続いて、評価の尺度となる評価基準を設定します。これは項目が決まっていても、共通の「モノサシ」がなければ、評価者によってばらつきが生じるからです。評価基準は大きく分けて「共通基準」と「個別基準」があります。

共通基準

企業全体、従業員全体に共通する評価基準です。企業には様々な職務があり、それぞれ役割が異なります。しかし、企業全体に共通する評価尺度がなければ、組織としてまとまりのない評価となってしまいます。共通基準で尺度を定めることで、企業全体の尺度をベースにした公平で公正な評価を行えます。例としては、全職種・全等級に共通して運用できる、5段階(S・A・B・C・D)の段階評価などがあります。

個別基準

企業には様々な職務があり、求められる要求やスキルも従業員ごとに異なります。例えば、営業職であれば、売上金額や売上件数など、業務目標を数値化できる場合が多く、共通尺度を適用しやすいでしょう。しかしバックオフィス部門など、数値的な目標を設定しにくい職務もあります。公平な基準を定めるためには、部門や役職に応じた個別の基準を設ける必要があります。

ステップ4:従業員へ周知する

評価基準が明確に定められていても、そのことが評価される従業員側に伝わっていなければ意味がありません。何をどう頑張ればいいのかわからず、モチベーションが下がってしまう可能性もあります。運用を開始する前に、説明会の開催などで従業員への周知を徹底しましょう。また、評価側となる管理職へも研修を行い、評価制度について理解を深めてもらうことも重要です。

まとめ

人事評価制度は、従業員の成長、そして企業・組織を成長させる重要な仕組みです。一方で重要なことだからこそ、誰が見てもわかりやすく平等な制度として明示できていないと意味がないことも。今回ご紹介した評価項目や、評価の尺度を中心に、制度をいま一度考えてみることも必要かもしれません。
人事評価制度は、モチベーションや社内の雰囲気にダイレクトに影響することもあります。それは、正規雇用の従業員でも派遣スタッフでも同じこと。それぞれの評価をきちんと行うことで、組織全体をより良くしていくことができるのではないでしょうか。

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