職能資格制度とは？ 制度の定義、メリットデメリットと具体例を紹介

等級制度には職能資格制度のほかに職務等級制度があります。
職能資格制度が従業員の職務遂行能力を評価するのに対して、職務等級制度は職務ごとの達成度を評価します。遂行すべき職務は、営業、接客などの職務ごとに規定された「職務記述書（ジョブ・ディスクリプション）」により明確に定義されます。職務等級制度はアメリカをはじめとする欧米で一般的な等級制度で、人種差別排除の観点からも人から切り離して職務だけを評価する方法が必要とされ、広まりました。

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ふたつの制度については大まかに「職能資格制度は人を評価し、職務等級制度は仕事を評価する」と位置づけられます。両者の違いをまとめたのが以下です。

職能資格制度の下では基本的に降格がなく、勤続年数によって等級が上がるので、従業員は安心して長く働き続けることができます。また、職務の範囲にかかわらず他の従業員に仕事を教えたり作業を分担したりすることも評価の対象となるので、臨機応変にチームで協力し合えることもメリットといえそうです。

1人が多様な職種・業務を経験する制度であるため、特定の部署で欠員が生じたときや大きな組織改編があったとき、人員の配置転換が容易です。外部から採用をしなくても、企業内で人材を確保しやすい制度といえるでしょう。

「年功序列」「終身雇用」を前提に、勤続年数を重ねるほど等級が上がる職能資格制度は、10年、20年などの時間をかけて熟練工や企業管理職などを育成する場合に適しているともいえそうです。

日本企業では社員を新卒採用し、企業内で多様な部署・職種を経験させる「ジョブローテーション」によりゼネラリストを育成する方法をとってきました。このような企業慣習に職能資格制度が適していたといえるでしょう。

職能資格制度の評価基準となる主な要素は、従業員の能力と勤続年数です。能力を評価することが難しい一方で勤続年数によって等級が上がるので、結果として年功序列に近くなり、能力と賃金のミスマッチが生じる可能性があります。能力に賃金が見合っていないという不公平感を抱いた従業員のモチベーションが下がるおそれもあります。

職能資格制度では従業員個人の能力を評価しますが、能力と役職を切り離してそれぞれの面から評価を行うために管理が複雑になりやすく、人事担当部署にとって負担となることもあります。基準があいまいな担当者の主観に左右される可能性を排除するため、第三者の意見を取り入れるなどの工夫も必要です。

等級は下がらない原則なので、勤続年数の長い従業員が増えれば総人件費は上がります。企業が成長しているときは問題ないですが、そうでない場合は企業にとって負担となるでしょう。

2020年以降のコロナ禍では、リモートでおこなうべき一人ひとりの業務の線引きがあいまいなため、在宅勤務への移行がスムーズにいかないという問題が生じました。

このほか、育児や介護のための時短勤務、ワークシェアリングなどを導入していくためにも職能資格制度の見直しが必要となっています。今後は職務を明確にする「職務記述書」などを取り入れて、多様な働き方を適切に評価できるよう制度改革をしていくことが求められるでしょう。