人手不足に、オフィスワークを業務委託することで対応する
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オフィスワークを業務委託することで対応する

人手不足に、オフィスワークを業務委託することで対応する

自社で雇用し、育成していく社員やパート労働者を中心にした労働力の維持が、ますます難しい時代を迎えています。フリーランサーやBPO(ビジネスプロセス・アウトソーシング)サービスの企業に業務単位で仕事を発注する業務委託も、労働力や戦力を確保するひとつの手段です。業務委託のメリットとデメリット、上手な活用方法について考えてみましょう。

業務委託と契約形態

「委任(準委任)」と「請負」契約

「業務委託」とは、人手不足のとき、あるいは専門の知識やスキルが必要なとき、仕事の遂行を第三者に依頼し、任せることです。そのため多くの場合、業務単位での契約になります。依頼した目的を達成、あるいは必要としていた期間が終了したとき、委託者と受託者の双方合意のうえで業務委託は終了します。業務委託では、委託する業務内容によって、その契約形態は大きく次の2つに分けられます。

  • ・委任(準委任)契約=弁護士や受付業務の代行など、役務の提供による報酬が発生する契約のこと。成果物の完成責任は負わないが、期間や場所、仕事の実施方法までを限定することがある
  • ・請負契約=一定の成果物を完成させ、提供することで報酬が発生する契約のこと。成果物の完成責任を負うが、時間や場所、実施方法等までを問わないケースが多い

「委任(準委任)契約」は、オフィスの受付業務の委託をイメージすると分かりやすいでしょう。受付スタッフが委託者指定の場所に配置され、委託者の受付の仕事を代行するという業務が契約内容となります。法律行為の業務を行う場合が委任契約、法律行為以外の業務を行う場合が準委任契約です。
「請負契約」は建物を建てる建築請負や製品の製造を請け負うケースなど、建物や製品という成果物が伴う業務が当てはまります。印刷物のデザインや英語の翻訳なども成果物ですので、請負契約になります。請負契約の場合、成果物が委託者の目的や意図したものになるかどうかが重要であり、その製造や制作までの過程は、違法行為などを除いて、受託者の自由裁量に任せられます。
委任契約では委託者の指定場所や地域などとの関係性が高くなることが、請負契約では委託された製品を受託者の工場で製造するなど、受託者側に遂行場所が帰属することが多くなります。

業務委託のメリットとデメリット

主に委託者(発注者)の立場から考えると、メリットとデメリットは次のようになります。

  • ・メリット:
    労働力を必要なときに必要なだけ利用でき、繁閑、スポット対応が可能。外部からのスキルを調達できる。専門家などに任せることで、業務期間の短縮やコスト削減につながる。社員採用のような人事コスト等が発生しない
  • ・デメリット:
    成果物の納期、品質などを契約で定められるというメリットがあるものの、反面、その管理や仕様変更等におけるコントロールが難しくなることがある。また、再委託(委託先がさらに下請けに委託する)も含めたコンプライアンス上のリスク等もあり、納期や品質の管理のみならず、違法行為等の監視がさらに難しくなることがある。「請負契約」では、相手方の裁量に委ねられる部分が大きいので、業務プロセスが充分に把握できない点が「委任契約」よりも大きいことになる

トラブル回避の基本

納期遅れ、目標品質の未達、違法行為などのトラブルは、その多くが委託先の事業者の経営や管理体制に起因します。その点では、委託先の事業者の企業としての信用度、事業のレベル(規模や事業歴、体制等)などから、正しい委託先かどうかを判定することになります。
しかし、どれほど優秀な委託先であっても、必要以上の品質の要求、業界水準を下回る費用などで業務を委託すれば、納期遅れなどのように、契約内容を原因とするトラブルの発生はありえます。こうしたトラブルを防ぐには、委託する業務に関して委託者と受託者で協議し、業務仕様書等に明文化したり、受託者からの報告義務を適宜設定したり、日頃から充分なコミュニケーションを取るなど、委託者側にも配慮が求められます。
また、派遣契約や役務の提供を依頼する委任契約では、委託先とその労働者との関係性についても注意が必要です。次のような行為を行うと「偽装請負」と見なされ、罰金や企業名の公表対象となるからです。

  • ・業務委託契約を結びながら、その委託先の社員やスタッフを委託者の管理体制や指揮命令下に置き、業務に従事させる
  • ・派遣会社から派遣された派遣スタッフが、派遣会社との間で、個人事業主として業務委託の契約関係にある場合、それを知らない派遣先企業が派遣スタッフとして指示等をする

後者のような事態を防ぐには、信頼できる派遣会社と取引するなど、労働力を受ける側も注意が必要です。

企業として進化するために、業務委託を活かす

シーズンにより繁閑の差が大きい場合、人手不足の期間だけ業務委託することは、一般的によく行われています。最近では、事業を推進するうえで必要なスキルのある人材を、外部の個人や企業から業務委託の形で調達する方法も増えています。創業間もないスタートアップ企業では、このようなケースが多くなる傾向があります。また、事業歴の長い企業などでも、拡大期を過ぎたノンコア(収益性に関わりの少ない)業務をアウトソーシングすることがあります。
まとめると、業務委託は次のようなケースで活用されることが多いといえるでしょう。

  • ・専門知識を要するが、社員では雇えない分野の仕事
  • ・新規事業等で人手不足の場合、スタートアップスタッフにフリーランサー等を活用(クラウドソーシング)
  • ・電話受付業務をスタッフ管理・業務管理ともに委託するなど、ノンコア業務のアウトソーシングとして活用

臨機応変に業務委託で外部リソースを活用する

人手不足の現代においては、労働力というリソースの活用について、その目的や効果を充分に検討し、使い分ける考え方が重要です。そのひとつに業務委託があります。すべてを自社の社員に任せるのではなく、外部のリソースを臨機応変に活用したほうが、社員もコア業務に集中することができます。また、社員を募集し、採用試験をして入社後に育成をするという人材育成のコストと時間の削減も可能です。企業として進化の速度をあげることにも繋がるでしょう。