仕事術
「何を言っているかわからない」とはもう言わせない！ビジネスで伝わる話し方のコツ
「何度言っても、なかなか理解してもらえない！」「同じことを何度も聞かれて、もうイヤ！」もしかしたら、それは聞き手でなく、話し手に問題があるのかもしれません。職場などビジネスシーンで話を伝えることに苦手意識がある方に向けて、自分の伝えたいことを相手に正確に理解してもらうためのコツを事例と一緒に紹介します。
目次
相手に話が伝わっているかチェック
同じことを伝えようとした時でも、相手にすんなりわかってもらえる人と、一生懸命説明してもわかってもらえない人がいます。会話はビジネスにおける大事なコミュニケーションのひとつなので、的確に伝えられる人になりたいですよね。あなたの話は伝わりやすいかどうか、以下から当てはまるものをチェックしてみましょう。
[相手に話が伝わっているかチェック]
□ いつも話が長くなってしまう□ 「もう一度いいですか？」と聞き返される
□ 「言いたいことがよくわからない」とよく言われる
□ 相手がいつも関心なさそうに聞いている
□ 「言ったはずなのに…」が多い
[チェックがついた個数]
・0個…あなたの伝えたいことは、ちゃんと相手に伝わっています。・1～2個…ときどき相手に「？」と思われているかも。注意が必要です。
・3～4個… あまり相手に伝わっていない可能性も。伝え方に改善の余地があります。
・5個…いつも相手に間違って伝わっている可能性があります。早急に伝え方を改善しましょう。
伝わる会話の5つのポイントと使える例文
多くの人が抱いている「伝わらない」という思い。しかし、実はここに落とし穴があります。話は「伝わる」のではなく「伝える」もの。もし、伝わらないと感じているなら、それはきちんと伝えられていないから。では、どうすれば「伝える」ことができるのでしょうか。ポイントは5つあります。
先ほどの「相手に話が伝わっているかチェック」項目が1つでもついた人は、改めてポイントを押さえておきましょう
1． 話す前に「伝えるべきこと（結論）」を決める
ビジネスシーンにおいて会話をするときは、目的があります。いま話しておかなくてはならないこと（結論）があるのが通常ですが、伝わりにくい人の話は、この結論があいまいなことが多いです。「いま〇〇さんに“何を”伝えなければならないのか」をきちんと整理して考えてから、声をかけましょう。
■次のミーティングで急遽、新しい資料を作成しなくてはならなくなった
＜例文＞
「課長、クライアントより次回の打ち合わせで、〇〇について資料を用意して欲しいと連絡がありました。どのように進めたらよろしいでしょうか？」
逆に、質問に答える場合は、「“何を”聞かれているのか」を答える前に一度考えましょう。そうでないと、的外れな答えになってしまい、話が本題からどんどんずれていってしまいます。聞かれていることがわからない場合は、「それは、〇〇ということでしょうか？」と聞きなおすことが大事です。
■上記のシチュエーションで上司から質問をされた
＜例文＞
上司：「〇〇さん、その資料できる？」
本人：「△△の部分は明日なら時間を取ってできます。□□の部分は、どなたかにお願いしたいです」
2． ビジネスの話は3分で済ます
ビジネスシーンでは相手も忙しいので、くれぐれも時間泥棒にならないよう注意が必要です。3分で話しきることを意識し、1センテンスはできるだけ短く。「～で、～で、～で」とダラダラ続けないことが大切です。
■上司に思いもかけないトラブルの発生を報告する
＜例文＞
「納品物にトラブルが発生しました。〇〇が原因のようです。昨日Aさんが確認したときは問題ありませんでした。しかし、その後、発送から現地到着までの間にトラブルが発生してしまったようです」
3． 3構成で話す
要点を押さえた会話にするには、結論→理由（なぜなら）→お伺いの3部構成を意識して話すとよいでしょう。ポイントファーストとも言うように、まず結論（相手に伝えるべきこと、相手に行動してほしいこと）から先に述べると、相手はこれから話される内容を予測し心構えできるので話が伝わりやすいです。慣れるまでは、事前に伝えたいことをメモに書きとどめておくのもよいでしょう。
■クライアントからミーティング日程変更の連絡があり、上司に日程調整をお願いする
＜例文＞
「A商事との9月10日11時からのミーティングですが、先方に急な出張が入ってしまったそうで、日程を変更してほしいと電話がありました。部長の来週のご都合を教えてください」
4． 相手ファーストで
ビジネストークでは「自分が言いたいこと」ではなく「相手が聞きたいこと」を意識することが大切です。相手に聞く姿勢がなければ、どんなに熱く語っても伝わりません。セールストークと同じで、人は自分が興味を持てない話は理解しようとしないものです。相手ファーストで話すと、話が通りやすくなるほかに、相手を大事にしていることも伝わり好印象を持ってもらえます。
■いつプロジェクトの承認されるのか知りたい相手に予定を伝える
＜例文＞
「Aプロジェクトの承認につきまして、予算面を心配されていましたが、そちらは問題ありません。現在、スケジュールと人員について調整しています。正式な承認は、〇日までお待ちください」
5．イメージを駆使する
抽象的なことや難しいことを説明するときは、内容をできるだけ具体的なイメージに落とし込んで伝えましょう。具体例を挙げたり、図や絵を書いたりしてみると効果的です。言葉だけですべてを解決しようとしないで、イメージをフル活用させましょう。「なるほど、あんな感じね」と言ってもらえれば成功です。
■パンフレットづくりを依頼して綴じ方を説明する
＜例文＞
「このパンフレットは中綴じでお願いします。見開きにして真ん中の折り目をホチキスでとめます。週刊誌に使われている、あの綴じ方です」
話が伝わりやすい人の特徴とは
最後に、相手に話が伝わりやすい人の特徴を挙げておきます。こんなふうに会話ができるようにイメージしましょう。
[話が伝わりやすい人の特徴]
□ 話はいつも短時間で終わる
□ 質問すると、相手からほしい答えがすぐに返ってくる
□ 何か頼むと、すぐに内容を理解してもらえ、相手が動いてくれる
□ 聞き返されない、同じことを何度も言う必要がない
□ テンポがよく、会話にストレスを感じない
日頃のコミュニケーションの延長線上にある、伝わる話し方
思っていることがきちんと相手に伝わったら、相手も自分もストレスフリーです。「伝わらない」というストレスから解放されて、気持ちよく働くことができます。今回は「伝える」ためのスキルをお伝えしましたが、相手との関係性も「伝わる・伝わらない」に大きく影響します。普段からよくコミュニケーションをとっておけば、少しくらい言葉が足りなくてもわかってもらえるものです。伝え方に悩みがあるなら、日頃のコミュニケーションから見直してみるとよいかもしれません。
