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仕事のメールやチャットの返信がこない! 【例文付き】返信しない相手への5つのリマインド法

仕事のメールやチャットの返信がこない! 【例文付き】返信しない相手への5つのリマインド法

「メールの返事がもう何日も返ってこない…」「返信期限を伝えたのに返信が遅い! 仕事が進まないしイライラする」。こんな経験はありませんか? メールの返信が来ないと仕事に影響が出ることはもちろん、ストレスも溜まりがちに。リマインドするにしても相手に催促することは気を遣う作業です。今回はリマインドを減らすコツや、上手なリマインド方法や注意点などを紹介します。

リマインドする前にまず、再確認したいこと

仕事のメールやチャットの返信がこない! 【例文付き】返信しない相手への5つのリマインド法_1

実際に相手が返信をしていないこともありますが、こちら側に問題がある可能性もあります。相手にリマインドする前に以下の項目をチェックして、こちらに不備がないことを確認しましょう。

□こちらのメールが「未送信」になっていないか?
送信エラーが出ていることもありますので、送信済みメールボックスを確認しましょう。相手のアドレスを間違えていないかも要チェックです。

□相手からの返信が迷惑メールフォルダに入っていないか?
知らぬ間に紛れ込んでしまうこともありますので、念のため確認しましょう。

□送信メールに返信期日を間違えて書いていないか?
締め切りを記載していた場合、その日付と曜日が間違っていないか確認しましょう。

相手を嫌な気分にさせない!5つのリマインドのコツと注意点

仕事のメールやチャットの返信がこない! 【例文付き】返信しない相手への5つのリマインド法_2

相手からの返信が遅かったり、返信してくれない状況が続いたりすると、つい感情的になってしまうこともあるでしょう。だからといって「早く返信してください!」と相手を責めるような印象を受ける文章を送ってしまうと、今後の関係性に影響が出てしまう可能性があります。リマインドの際には、落ち着いて冷静に、角がたたないように心がけ、次の5つのポイントに注意しましょう。

1)やわらかいトーンと謙虚な言い回し
いきなり「先日のメールは届いていますでしょうか?お返事がまだ届いていません」など直球過ぎる表現はNGです。まずは「先日はありがとうございました」など、感謝の言葉などでワンクッションを置いてみましょう。また、「お忙しいところ、大変恐縮なのですが」と相手を気遣う言葉を添えると好印象です。

2)「リマインド」という言葉を使わない
人から催促される行為は、誰しもうれしいものではありません。「リマインド」という言葉そのものが相手に嫌悪感を持たれることもあります。メールタイトルには、【ご確認】をつけるなど、プレッシャーをかけない表現を心がけましょう。

3)想定外の事態でメールを見ていない可能性に配慮
相手に罪悪感を抱かせないための工夫も必要です。迷惑メールフォルダに入っている、メーラーのトラブルなどでメールがうまく受信できていないなどの事情で、メールを見ていないことを想定した文章にしましょう。

4)返信の締め切り日時をわかりやすく書く
期日を設け、文字色を変えたり太字にしたりするなど、目立つようにひと工夫して書きましょう。その際、日付と曜日に間違いがないように気をつけます。
また、締め切りを設けると、「どうしてこんなに急ぐのだろう?」と思う人もなかにはいます。社内の場合なら「クライアントから期日が設定されている」など具体的な理由をひと言添えるだけで、相手も「なるべく早く返信して協力しよう」という気持ちになります。

5)対象の人のみに送る
メールで一斉送信している場合や複数名でのチャットの場合は、対象の人のみに宛ててリマインドメールを送る方が良いでしょう。

返信しない相手に送るリマインド例文

仕事のメールやチャットの返信がこない! 【例文付き】返信しない相手への5つのリマインド法_3

メール編、チャット編、それぞれ社内・社外の例を4つ紹介します。

メール編

上記、5つのリマインドのコツを踏まえて、取引先など社外向けと社内向けに文章を使い分け、相手が嫌な気分にならない文章でメールを送りましょう。

■例文1 社外(取引先など)へのリマインド

メールタイトル:【ご確認】次回お打ち合わせの件

いつもお世話になっております。
先日はお忙しいなか、お時間をいただきありがとうございました。

次回お打ち合わせ日時のご相談メールを送らせていただいたのですが、
ご都合はいかがでしょうか。
ご多用中のところ大変恐縮ですが、●月末納品の進行上、
●月●日(●)までにお返事をいただけますと幸いです。

本メールと行き違いになっておりましたら、申し訳ございません。
ご確認のほど、どうぞよろしくお願いいたします。


■例文2 社内で同じ案件に関わる上司・同僚へのリマインド

メールタイトル:【ご確認】資料確認の件

お疲れさまです。
先日はミーティングありがとうございました。

その後、まとめた資料をメールさせていただいたのですが、
ご確認いただけましたでしょうか?
クライアント様への提出期限がありますので、
●月●日(●)までにお返事をいただけたら助かります。
どうぞよろしくお願いいたします。

チャット編

チャットは早く短く伝えることがポイントとなります。長文でだらだらと書かれたメッセージは嫌がられます。チャットにはスタンプが用意されていますから、感謝や謝罪など、特に感情を表現したい場合はあえて使うのもひとつの方法です。

■例文3 社外(取引先など)へのリマインド

先日ご相談させていただきましたご提案の件、
●月●日(●)までにご回答いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

■例文4 社内で同じ案件に関わる上司・同僚へのリマインド

先日お願いいたしました資料ですが
●月●日(●)までにいただくことは可能でしょうか?
どうぞよろしくお願いいたします。

直接話す方が早いケースも

相手によってはメールよりも電話や対面で話す方がスムーズなこともあります。社外は電話を、社内は直接話しに行くなど、アプローチの仕方を変えてみるのもひとつの方法です。

メールの返信が遅い、返信してこない理由は?

仕事のメールやチャットの返信がこない! 【例文付き】返信しない相手への5つのリマインド法_4

ビジネスシーンではメールの返信は24時間以内がマナーといわれています。しかし、どんな理由で遅れているのか、相手の状況を想像し、理解しておくことも必要です。

・迷惑メールに入っているなど、メールエラーで気づいていない
想定外のトラブルが起きている可能性もあります。自分宛に届いたメールでも、重要なものが迷惑フォルダに紛れていたことはありませんか? そのようなケースも想定しましょう。

・多忙で忘れられている
いつもはすぐに返信をくれる相手も、繁忙期などの理由で遅れることがあるかもしれません。

・こまめにメールをチェックしていない
デスクワークをしていない相手ではこのような可能性も高いです。

・メールの返信が後回しになっている
仕事上、返信作業の優先順位が低いのかもしれません。

まとめ

なかなか返信をくれない相手と今後も連絡を取り合うこともあると思います。仕事をスムーズに進めるためにも、良好な関係を築くことを前提にリマインドをおこない、以降はリマインドが不要となるようなコミュニケーションを考えてみましょう。
毎回リマインドが必要な相手の場合は、メールをしたら電話をかける、メールのCCに上司を入れて緊張感を高めるといった対策をとる方法もあります。やりとり上手になればビジネスはもちろん、プライベートでも高いコミュニケーション力を発揮できるかもしれません。

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