従業員の声が必要不可欠！職場環境改善の効果とは？

2017年度に厚生労働省が公表した「労働安全衛生調査（実態調査）」によると、仕事で強いストレスを感じているのは全体の58.3%にも及んでいることがわかりました。ストレスの内容はさまざまですが、オフィス環境が原因となっているケースも考えられます。

集中して業務に取り組みたい社員がいる一方で雑談が聞こえてくる、空調が強過ぎて体調を崩す、といった些細なことであっても、ストレスに感じる社員は多くいます。結果として心身の不調につながるケースも見られるため、職場環境の改善は社員を守るために欠かせない取り組みといえます。

同調査では、強いストレスの内容として「対人関係」を挙げる人は30.6%にも及びます。1日の大半を共に過ごす人が強いストレスを感じれば、仕事へのモチベーションは著しく下がることも考えられるでしょう。

近年、さまざまな企業では部署の枠を超えた社員同士のコミュニケーションを増やそうと、固定の席を設けず、社員が好きな席で作業ができる「フリーアドレス」を導入する企業が増加しています。フリーアドレスはコミュニケーション促進に有効であるほか、自由に席を選べることから対人トラブルがあった相手と距離を置くこともできます。

また、些細な悩みを上司に相談できる場として、個人面談やチャットツールなどを導入することも良好な職場環境を実現するために必要です。

厚生労働省の第13次労働災害防止計画（計画期間：2018年度～2022年度）によれば、「ストレスチェック結果を集団分析し、その結果を活用した事業場の割合を60%以上にする」ことが目標として掲げられています。2015年2月より労働安全衛生法の改正により、労働者が常時50名以上の全事業者（法人・個人）において、ストレスチェックの実施が義務化されましたが、その目的は、メンタルヘルス不調の未然防止（一次予防）にあります。

社員は一見健康であっても、仕事のストレスや不満により本人も気づかないところで心身の不調に陥っていることも考えられます。職場環境の改善の一環として、ストレスチェックを行うことは社員の健康維持に有効であり、心身の不調により離職せざるを得ない状況の回避にもつながります。

社内アンケートを回答するうえで、記名式にすると率直な意見が言いにくいため、回答に抵抗を示す社員が出てきたり、率直な意見が集められないこともあります。その一方で誰が回答しているか全くわからない状態では、回答の傾向が分析できないというデメリットもあります。年齢や性別、勤続年数などある程度の情報を集めながら、アンケートを実施するのが最適です。

質問文の書き方によっては、回答に偏りが生じます。

たとえば「福利厚生の一環で導入している◯×スポーツジムの法人利用ですが、経費削減のために解約を検討しています。こちらに賛成ですか？反対ですか？」といった質問文があった場合、従業員には「ほぼ解約が決定しているのでは？」と受け取られる可能性があります。これは質問製作者側の「解約に賛同してほしい」という意図が垣間見えるため、公正な質問とは言えません。

改善する場合は、「福利厚生の一環で導入している◯×スポーツジムの法人利用ですが、利用率が伸び悩んでいます。そのため、解約し、別の形で健康促進につながる制度の導入も検討しています。◯×スポーツジムの法人利用の継続と、新たな制度の導入では、どちらが望ましいですか？」といった形で、中立な立場での質問文の作成を行いましょう。

職場環境は設備周りや照明をはじめとするハード面、人材教育やストレスケアなどのソフト面と多岐に渡ります。いずれかに偏ることがないよう、バランスを見ながら職場環境を整えていくことも重要です。

ハード面に比べ、ソフト面はコミュニケーションの活性化をはじめ、交流の場を設けることで改善に向かうため取り組みやすい分野でもあります。まずは部署間を超えて良好なコミュニケーションをとることができるよう、イベントの企画から始めるのもおすすめです。

厚生労働省では、条件を満たした中小企業を対象に「中小企業労働環境向上助成金」を支給しています。たとえば評価制度の導入や研修の実施、人間ドックやメンタルヘルス相談などを導入した場合、一定の助成金を支給することが決められています。

そのほかにも受動喫煙防止対策や所定労働時間の短縮を実現した企業への助成金など、職場環境改善の取り組みにより得られる助成金の制度は幅広く定められています。条件を確認し、可能なものは申請をすることで取り組みへのハードルは下がることでしょう。