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知っておきたいオンライン面接のポイントと事前準備!採用活動の拡大を効果的に

知っておきたいオンライン面接のポイントと事前準備!採用活動の拡大を効果的に

新型コロナウイルス感染症予防のため、テレワークを導入する企業が急速に増加しています。

人口が多く、感染リスクが高い東京都でも、テレワークの導入が推奨されており、東京都の調査によれば2020年5月時点で都内企業(30人以上)のテレワーク導入率は62.7%となっています。これは2020年3月時点の調査(24.0%)に比べて2.6倍と大きく上昇しており、テレワークを実施する社員の大幅な増加が見られます。

テレワークの導入が進む一方、採用をはじめとする対面での業務が困難になっています。そのような状況でも採用活動を続けようと、一部の企業ではオンライン形式での面接をスタートさせています。

このオンライン面接とは、一体どのようなものなのでしょうか。今回はオンライン面接のメリットやデメリット、実施のポイントを解説します。

オンライン面接とは?

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オンライン面接とは、ビデオ会議サービスを用いておこなう面接や、求職者が事前に録画した動画をもとにおこなう面接のことをいいます。

従来の採用活動といえば、求職者が直接企業まで赴き、対面で面接をおこなうことが一般的でした。対して、オンライン面接はインターネット環境やウェブカメラ、パソコンといった必要な道具があれば、自宅やその他あらゆる環境で面接を実施することができます。

オンライン面接が増加している背景

オンライン面接を導入する企業が増えている背景には、以下のような理由があります。

採用活動の間口拡大

著しい少子高齢化に伴い、今後の日本では労働人口の減少が懸念されています。政府では性別や年齢を問わず、誰もが活躍できる「一億総活躍社会」の実現に向け、働き方改革を推進しており、企業では場所や時間にとらわれない働き方や採用活動が求められるようになりました。

これまでの採用活動であれば、どれほど優秀であっても、地方や海外などの遠隔地に在住している人材へのアプローチは現実的ではありませんでした。しかし、リモートワークが推奨され、オンライン面接の導入が進む現在では、遠隔地の人材の採用活動も可能になりました。オンライン面接では「場所」というハードルを下げ、採用活動の間口を拡大することが期待されています。

外出制限下での採用活動

新型コロナウイルスの感染防止から、外出制限の呼びかけやリモートワークの導入が推奨されています。そんな状況下であっても、オンライン面接であれば企業まで赴く求職者、求職者と対面する採用担当双方の安全を確保しながら採用活動を継続することが可能です。

オンライン面接のメリット・デメリット

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オンライン面接には、その他にもさまざまなメリットがあります。

選考の効率化

従来の面接では求職者に選考ごとに来社してもらう必要があり、その度に移動時間や交通費が発生していました。在職中の求職者は、残業が発生した場合に来社そのものが難しくなることもありました。

オンライン面接であれば、環境が整っていれば自宅でも選考を受けることが可能です。リモートワーク中であれば、退勤後の隙間時間を効率的に活用し、スピード感を持って選考を進めることができるでしょう。

また、事前に「面談」という形で事業内容やビジョンを共有する場を設ければ、求職者のミスマッチを解消することもできます。求職者にとってもオンライン面接はスケジュールに組み込みやすく、また、コミュニケーションを取る機会が増えることで、企業側としても精度の高い求職者を見極めることができます。

オンライン面接は、会議室を押さえる手間もなくなります。採用担当が出社しなくても選考が進められるため、リモートワーク中でも採用活動が継続可能です。

応募数の増加

遠方に在住している求職者が来社するためには、交通費だけでなく、宿泊費が発生する可能性もあります。企業にとって魅力的な求職者であっても、選考ごとに来社する、長期間に渡って滞在する必要があれば求職者が応募を断念してしまうことも避けられません。

オンライン面接はこうしたコストの削減ができるため、結果として多くの求職者からの応募が見込めます。

心理的ハードルの撤廃

従来の面接とは異なり、手軽に参加できるオンライン面接は「まずは話だけでも聞いてみたい」という転職の潜在層にもアプローチが可能です。事業内容だけでなく、企業理念やビジョンを知るほか、実際に働いている社員から話を聞くことで転職を前向きに検討することも考えられるでしょう。

そして求職者は、初めて企業に赴く際はどうしても緊張してしまう傾向にあります。自宅など、リラックスできる環境でオンライン面接を受ければ、適度な緊張感を持って挑めるため、採用担当も求職者の普段の姿を見られます。

一方で、オンライン面接にはデメリットも存在します。両方を理解し、導入を検討する必要があります。

ミスコミュニケーションの発生


オンライン面接の最大のデメリットは、対面の面接に比べ求職者の表情や声のトーンがわかりにくい点です。パソコンの画質や、場所の明るさによって表情が見えづらかったり、周囲の環境によっては音声が乱れてしまったりといった懸念が生じます。

ミスコミュニケーションを防ぐためにも、質問に対するリアクションをしっかりおこなう、聞き取りにくい場合は聞き直すよう事前に伝えるといった対策をしておきましょう。

通信トラブル


オンライン面接で懸念されるのが、インターネット環境やパソコンが原因の通信トラブルです。どちらかの音声が聞こえない、映像が乱れてしまうといった事態が発生すれば時間をロスするだけでなく、後日面接を再設定する必要が出てきます。

万が一トラブルが発生した際を想定し、対応策を検討しておきましょう。

オンライン面接を実施する際の事前準備

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トラブルを回避し、面接を滞りなく進めるためには、事前準備が欠かせません。環境やツール、必要な道具などをしっかり整えることが重要です。

使用ツール

オンライン面接では、企業によってさまざまなオンライン会議ツールが使用されています。SkypeやZoomなど、利用者が多いツールでの実施も可能ですが、求職者には必ず事前にアプリのダウンロードやアカウントの取得、テスト通話をしてもらうよう呼びかけておきましょう。

必要書類の送付

履歴書や職務経歴書、ポートフォリオといった必要書類を事前に送付するよう伝え、求職者の情報を事前に確認しておくと、オンライン面接がスムーズに進みます。

場所の選定

オンライン会議ツールを使用する際、周囲の環境音が入ってしまう可能性があります。求職者には自宅や完全個室のインターネットカフェ、レンタルスペースなど、静かでインターネット環境が整っている場所でおこなうよう伝えておきましょう。

企業側も採用担当がオフィスにいる際は会議室など、従業員の声や足音などが入らず、求職者の個人情報が守られるような場所でオンライン面接をおこなう注意が必要です。

また面接中、画面に映り込みが予想される範囲は事前に整理しておきましょう。乱雑な背景は求職者にマイナスイメージを与えてしまいます。難しい場合はバーチャル背景を設定するのもおすすめです。

緊急連絡先の共有


どれほど事前準備をおこなっていたとしても、面接開始前・面接中を問わずログインできない、通信の遮断といった不測の事態が起こる可能性もあります。緊急連絡先を事前に確認しておくと良いでしょう。

オンライン面接のポイント

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企業にとって、オンライン面接を成功させるためには、以下のようなポイントが重要です。


オンライン面接中、基本的に目線を合わせるのはカメラのレンズです。手元の資料や画面上の相手の顔に目線を合わせると、目線が下がっている印象を与えます。その結果、「興味を持たれていないのではないか」といった不安感を求職者が抱く可能性があります。ノートパソコンやタブレットを使う際はスタンドを使い、顔が真正面から映る高さに調整すると良いでしょう。

メモ


面接中にパソコンでメモを取る場合、タイピング音は思いのほか大きく相手に響きます。メモを取る際は書類にペンで必要事項を書き込むようにするか、タイピング中のみマイクを切るようにすると求職者の話を聞き取りやすくなります。

まとめ


求職者にとっては時間やコストが削減できる点、企業とってはより多くの優秀な人材に出会える点と、オンライン面接は双方にメリットがあります。ミスコミュニケーションを防ぐためにも、利用ツールの選定やパソコン、ウェブカメラの購入など事前準備の徹底は必要ですが、今後の採用活動を有利に運ぶ施策であることは間違いありません。

オンライン面接のメリットとデメリットを理解し、準備を整えるところから始めてみてはいかがでしょうか。