求人採用で企業が送るメールのテンプレートや作成、返送時のポイントを紹介

求人採用で送るメールは、スピード感をもって対応することが重要です。レスポンスが早いと仕事が早い、また、応募者を大切にしてくれているという印象を与えることもあります。
もしも、返信が遅れる場合は、「○日ごろお返事を差し上げます」と返信日を添え、メールを受け取っていることだけでも返信しておきましょう。

また、連絡メールは平日の営業時間中に送るようにしましょう。深夜や早朝、休日に送られてくるメールから、「残業が多い企業なのではないか」「休日出社が当たり前になっている会社？」といった不安を応募者に与えてしまうかもしれません。また、応募者に対して、企業側の営業日と営業時間を伝えておくことも大切です。

いくらレスポンスが早くても、誤字脱字があったり、内容がわかりにくかったり、また、誤りがあったりしたら、企業の印象が悪くなってしまうかもしれません。一字一句、丁寧に確認するようにしましょう。差別や不快な表現が含まれていないかもチェックする必要があります。ダブルチェックするなど複数人での確認もおすすめです。

求人採用で送るメールで大切なのは「伝わりやすさ」です。件名に関しては、採用に関するメールであることが応募者にすぐに伝わるよう、シンプルな文言を使いましょう。たとえば、「求人応募受付のお知らせ」「面接日程のご案内」など、冒頭の数文字で内容が判断できるようにするのがおすすめです。

文章全体が読みやすい流れになるよう意識することも大切です。記載事項が多いメールでは、改行を適度に使うなど工夫しましょう。視覚的にも読みやすくなります。特に、面接実施の連絡（面接日時や場所、持ち物など）、採用通知（今後の日程など）では、伝えるべき要素を簡潔にわかりやすく箇条書きで記載することをおすすめします。

求人応募受付完了のみでメールを送信するケースもありますが、ここでは、履歴書・職歴書の送付を依頼する内容を合わせたメールテンプレートを紹介します。

求人サイトを利用している場合、応募後の自動受付メールサービスなどもあります。採用担当者の負担を減らすことができるので、活用するのも方法のひとつでしょう。

【メールのテンプレート例】

書類選考通過をお知らせするとともに面接日を設定します。面接日は、企業側から候補日をいくつか挙げておくと応募者側も選びやすくなります。また、メールのやり取りも最小限に抑えられるでしょう。

【メールのテンプレート例】

採用通知・不採用通知の連絡は早めにおこなうようにしましょう。一般的には、最終選考の3日後、遅くても1週間以内で内定通知をする企業が多いようです。
求職者は複数の企業に応募していることが予想され、連絡メールが遅れている間に、別の企業への入社を進めている可能性もあります。また、結果を待っている応募者の不安も軽減するためにも、採用が決定したら速やかに連絡しましょう。

【メールのテンプレート例】

不採用通知のメールでは、「不採用」という言葉を使わないようにしましょう。「採用を見送る」など違う表現に置き換え、応募者に配慮する必要があります。件名にも「不採用」と入れず、採用結果の連絡であることがわかるように記載した方がよいでしょう。

求人採用のメール全般にいえることですが、特に、不採用連絡メールにおける誠意のない文面は、自社のイメージを悪くしてしまうことがあります。不採用となった応募者が、取引先や関連会社に就職して自社と接点ができる可能性もありますし、自社が事業拡大した際の求人募集に再度応募してくれることも考えられます。慎重に書くようにしましょう。

不採用であったとしても、応募や選考に参加してくれたことへの感謝を伝えたり、応募者の好印象だった点などを記載したりすると、誠意ある採用連絡メールに近づけるでしょう。

【メールのテンプレート例】