お悩み解決!派遣コラム

お仕事のさがし方や働き方など派遣で働くうえでの色々な疑問や悩みについておこたえします。

秘書として業務をサポート!
仕事内容や目指し方

職場・職種・活かせるスキルからさがす派遣のお仕事

「秘書」は、会社役員や社長など経営陣が業務を遂行しやすいよう影で支える仕事です。世間ではいわゆる「裏方」のイメージがあり、社内での事務業務がメインかと思われているかもしれません。実際は、社外の方とのやりとりも非常に多く、まさに上司の右腕ともいえる重要な仕事です。今回はこの秘書の仕事内容や必要なスキルなどをご紹介します。

上司や社長のスケジュール管理だけじゃない?
秘書の仕事内容

秘書の仕事内容には、上司の「スケジュール管理」をはじめ、社内外との「メール・電話対応」、お茶出しや会議室予約などの「来客対応」、パソコンを使用しての「各種資料作成」などさまざまな業務があります。また、上司の出張時には「旅券」「宿泊先」の手配などもおこないます。秘書業務は、予定していなかった会議が入った場合など、急ぎで資料を作成したりと、突発的な業務があるのも特徴です。業務に徐々に慣れてくれば、慶弔関連なども任されることもあります。それ以外にも、上司のデスクの清掃や、郵便物受け取り、ファイリングなど庶務的な作業も大切な仕事となります。

個人秘書だけじゃない!秘書の役割の種類と違い

秘書は大きく分けて、「個人秘書」「秘書課・秘書室所属秘書」「チーム付き秘書」「兼務秘書」の4種類に大別されます。まず「個人秘書」は、役員や社長など上司一人につきます。「秘書課や秘書室所属秘書」は、複数名で上司の補佐をおこない、秘書全体の取りまとめや補佐なども任される場合もあります。「チーム付き秘書」は、特定のプロジェクトや研究部門などのチームの補佐をおこないます。一定期間の特定な業務の場合にはイレギュラーな要望も多いため、より臨機応変な対応が求められるでしょう。「兼務秘書」は、部署に所属しながら部署部員と上司との両方の補佐を担います。人数の多い部署や、業務量の多い上司の場合には、仕事の優先順位を決めて、スピード感を持って仕事をする必要があります。

秘書のやりがいや魅力はどんなところ?

秘書として働く最大のメリットは、上司が仕事しやすいように効率的にサポートし、コミットメントが達成したときにやりがいを感じられることでしょう。また秘書としての派遣社員の求人は事務職に比べて少ないですが、普段なかなか接することのできない会社の上層部の方達の仕事が見られることも大きな魅力です。デメリットとしては、個人秘書の場合、「1対1」の関係になるので、指示内容が不明確だったり、突発的な時間外勤務が発生したりするケースがあります。対応に悩んだ場合は早めにスタッフサービスの担当者へ連絡し相談するようにしましょう。

幅広くスキルアップができる?
秘書だから身に付けられること

秘書で多岐にわたる業務を経験することよって、さまざまなスキルアップが期待できます。例えば各種資料作成では、Excel、Word、Powerpointなどのパソコンスキルの上達が見込めると考えられます。電話対応や来客対応では、ビジネスマナーやホスピタリティも身に付けられるでしょう。さらに、先々を考えて仕事をする能力=合理的、主体的な仕事の方法が学べます。また、外資系企業をはじめ、海外とのやり取りが多い就業先では、メールや電話対応、来客対応などを経験することで、語学のブラッシュアップも可能です。自分の業務範囲を決めつけず、日ごろから積極的に仕事をおこなうことで、徐々に秘書としての仕事の幅も広がりスキルアップにつながるでしょう。

秘書は求められることが沢山!?必要なスキルとは

一般的なオフィスワークと同様、基本的なパソコンスキルは必要です。その上で、仕事の正確性や、スピード感も持ち合わせていたいところ。また、社外の方とのコンタクトも多いため、清潔感ある身だしなみや正しい言葉づかいも求められるでしょう。必要な資格としては「秘書検定」や「CBS検定」など持っていれば重宝されますし、外資系企業では「TOEIC」などの語学力もあればベターです。秘書の仕事は、同じ業務をコツコツやるよりも、多岐に渡る業務をおこなうことにやりがいを感じる人コミュニケーションをとるのが好きな人に向いています。そして、秘書として身につけた高いホスピタリティは、マナー講師や受付など将来の転職の際にもきっと役に立つでしょう。
このように、秘書は気配りや臨機応変な対応が求められる仕事です。繁忙期などは精神的・体力的にもハードな場面もあるかもしれませんが、その分達成感もあります。ぜひ上司から信頼される秘書を目指しましょう。

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