テレワーク、Web会議での沈黙解消！ 発言が増える12のコツ

■コツ1：事前にWeb会議の議題を共有しておく
参加者が自分事として考えて会議に臨めるように、会議の主催者は事前に議題を共有しておきましょう。また、「今日はアイデアを3つ出したら終了」など会議のゴールを明確にしておくことも大切です。

■コツ2：Web会議のルールを決めておく
発言をする際は挙手をする、話し終わったら「以上です」で締めくくるなど、会議のルールを決めて参加者に周知させましょう。ルール作りでは、参加者へのヒアリングもしておきましょう。主催者側が気付かない視点も取り入れて検討するのがおすすめです。

■コツ3：会議の最初に雑談を入れる
Web会議に慣れてない人や、苦手意識を持っている人もいるでしょう。会議の雰囲気をやわらかくするために、最初に雑談をして話しやすい状態にしておくのもポイントです。

■コツ4：ファシリテーターを置く
ファシリテーターとは、会議を進行させたり、参加者に発言を促したり、話の流れをまとめたりする人のことです。主催者に求められる役割ともいえますが、主催者のサポート役として、別の人に担ってもらうことで、スムーズに進行できるケースもあります。

■コツ5：定期的に途中で「ここまで大丈夫ですか？」と聞く
司会者は、参加者が会議の内容を理解しているか、途中で「ここまで大丈夫ですか？」「わからないことはないですか？」と確認しましょう。主催側の説明が多いWeb会議では、話し手が限られて一方的になりがちです。聞き手の状況も把握しながら進行することも大切です。

■コツ6：意図的にみんなに発言するように振る
発言していない参加者には司会者が名指しで問いかけ、全員が発言できる機会を作りましょう。

■コツ7：議事録を可視化する
オンラインホワイトボードがあれば活用するのもひとつの方法です。会議の内容を可視化させることによって、参加者の理解も深まります。また、さらなる発言を引き出すことにもつながるでしょう。

細かなWeb会議のルールが決まっていなくても、参加者として配慮したいことから紹介します。

■コツ8：他の人の話をさえぎらない、発言しやすいようにする
・他の人の発言中はミュートにする
咳やちょっとした物音で、発言者の画面が切り替わってしまいます。発言していないときはミュートにしておくようにしましょう。
ただし、発言回数が多くなりそうな場合、または、司会者が「ミュートにしなくていいですよ」と促すことがあった場合には、マイクオンオンにしておきましょう。状況を見ながら判断することも必要です。

・発言するときは挙手をする
他の人が話しているときに、話をかぶせるようにして発言する人もいますが、意見があるときは挙手をしましょう。もしくは、司会者に指名されてから発言をするようにしましょう。他の人の話をさえぎらない配慮が必要です。

・話し終わったときは「以上です」をつける
発言者は話をできるだけ簡潔にし、終わったときは「以上です」で締めましょう。次に意見したい人が発言しやすくなります。

■コツ9：表情、声、ジェスチャーの工夫
参加者の表情を読み取りづらいのもWeb会議が盛り上がらない要因のひとつです。そこで、気にとめておきたいのが、「表情」や「声」、そして「ジェスチャー」です。

表情は、口角を上げてできるだけ笑った表情を意識してみましょう。
声は、普段よりも声のトーンを上げるぐらいが、相手にも伝わりやすくなります。
ジェスチャーでは、うなずいたり、頭を動かしたりすることで、「聞いているよ」というサインになります。

自身が発言者である場合は、相手に伝わりやすくなる工夫を、そして、聞き手である場合は、話し手が話しやすくなるような雰囲気作りを心がけましょう。

主催者側・参加者側に共通するコツを3つ紹介します。

■コツ10：事前に接続テストをおこなう
それぞれが通信状況を事前に確認しておくようにしましょう。ギリギリの会議参加となってしまっては、通信状況の確認も会議の準備もできないでしょう。余裕を持って会議に臨むことが大切です。

■コツ11：顔を出す
参加者全員が、ビデオオンにしておくことも大切です。表情が見えることによって、伝わりやすくなり、Web会議の盛り上がりにつながるでしょう。

■コツ12：聞こえなかったときは遠慮なく聞く
音声が途切れたりして、わからなかったときは「もう一度いいですか？」と遠慮なく聞き直しましょう。わからないままでは、会議が進むにつれ発言しにくくなることもあります。