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  1. ワーママ必見!少しの工夫で簡単にできるタイムマネジメント
  • 2019.01.23

  • お役立ち

ワーママ必見!
少しの工夫で簡単にできる
タイムマネジメント

「タイムマネジメント」とは、“限られた時間内で生産性を上げること”。基本的なビジネススキルのひとつです。とりわけ、時短勤務のワーキングマザーにとっては、仕事をいかに効率的に進めるかというのは、常に気にしたいポイントです。
限られた時間をコントロールして、仕事の効率と質をアップするために、今日からでも実践しやすいタイムマネジメント術をご紹介します。

働くママにこそ取り入れてほしい!
タイムマネジメント術

仕事をより効率的に進めるために、おすすめのタイムマネジメント術を5つご紹介します。日々の小さなタイムマネジメント術の積み重ねで、着実な成果へとつなげていきましょう。

1.To Doリストを作成する

まずは、その日にやるべきことを洗い出しましょう。タイミングとしては、前日の退社前や出社後にTo Doリストを作成しておくとよいでしょう。タスクを細分化して優先順位をつけることで、やるべきことの全体像が見えてくるので、仕事に取り掛かりやすくなります。また、実施した項目にチェックを入れていくことで達成感が得られるので、やる気にもつながります。項目はなるべく簡潔に、かつ具体的にしておきましょう。例えば、「会議の資料作成」ではなく、「(会議で使う)前年度売上推移の表を作成」と書くと、やるべき業務がひと目でわかります。

優先順位は、1.緊急かつ重要なもの、2.重要だが緊急ではないもの、3.緊急だが、重要ではないもの、4.緊急でも重要でもないもの、の順につけるのが基本です。 To Doリストを締め切り順に並べると、優先度が自ずと決まってくるでしょう。また、「緊急でも重要でもないもの」については、そもそもやる必要があるのかも精査しましょう。

To Doリストは手段であって目的ではありません。To Doリスト作成に時間をかけすぎないように、ツールやアプリなどを活用して工夫しましょう。

●事務職の場合のTo Doリスト例

2.余裕を持ったスケジュールを組む

スケジュールは、常に余裕を持って組むことが大切です。締め切りギリギリに取り組むと、ミスや質の低下につながるだけでなく、予期せぬ修正やトラブルへの対応によって、余計に時間がかかってしまうことも。不測の事態に備えて、できるだけ“前倒し”に進行しておくことを意識しましょう。また、誰かと一緒に作業を進めたり、上司のチェックなどが必要な仕事の場合は、相手のスケジュールを確認することをお忘れなく。

3.「すぐできる」をすぐやる!

やるべきことを細かく洗い出すと、すぐにできる仕事が意外と多いことに気づくでしょう。「すぐできる」仕事は、短時間で達成感が得られるので、朝イチで取り組むと1日のエンジンがかかりやすくなります。また、お昼休憩後などのモチベーションが上がりにくい時間帯に取り組むのもおすすめ。5分以内で「すぐできる」なら、To Doリストに加えるまでもなく処理してしまうなど、自分なりのルールを作るとよいでしょう。

4.仕事の“見える化”を習慣化しておく

家庭の事情で、急に休んだり早退しなくてはならなくなったときに備えて、複数人が関与している仕事の流れを止めてしまうことがないようにしておきましょう。そのためには、誰が見ても業務内容や進捗状況を確認しやすい状態にしておくことが大切です。例えば、日ごろから以下のことを習慣化しておくと、いざというときにもスムーズに引き継ぎができるでしょう。

  • 必要な資料は共有サーバーにアップしておく
  • 紙で保管する場合は、案件ごとにファイリングしておく
  • 関与者や上司は常にcc(またはbcc)に入れてメールをする
  • 顧客ごとの情報をまとめておく(担当者の連絡先や特性、決裁ルートなど)

やむを得ない場合には、これらの下準備ができている上で、どこまで進捗してるのか、どこに資料が保管されているのかを上司や関与者に伝えて引き継ぎましょう。

5.周囲とコミュニケーションをとる

日ごろから、一緒に仕事をしている仲間や上司とコミュニケーションを図っておくことはとても大切です。特に、ワーキングマザーの場合、家庭の事情によって、急遽仕事を引き継がなければいけない場面もあるはず。人間関係が良好であれば、トラブルが発生した際にもサポートを求めやすくなります。
もちろん、フォローしてもらうのが当たり前だと思わず、積極的に仕事に関わっていく姿勢、周囲への感謝の気持ちをあらわすことも心掛けたいですね。

PDCAサイクルで、
自分に合った方法を見つけて

まずは、上記のタイムマネジメント術を短期間実践してみてください。効果が見られたこと、これなら続けられると感じたことは、ぜひ継続を。Plan(計画)→Do(実践)→Check(評価)→Action(改善)のサイクルを回して、あなたにぴったりのタイムマネジメント術を確立してくださいね。

タイムマネジメントで、ゆとりある毎日を

タイムマネジメントは、仕事を効率的に回すビジネススキルでありながら、実はあなたの人生をより豊かにする術でもあります。仕事を効率よく終わらせて生まれた時間と心の余裕は、家族とのんびり過ごす時間や、自分を磨く時間に。タイムマネジメント力をアップさせて、人生を楽しむゆとりを手に入れましょう。

お仕事さがしはスタッフサービスグループで

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