お悩み解決!派遣コラム

お仕事のさがし方や働き方など派遣で働くうえでの色々な疑問や悩みについておこたえします。

総務事務ってどんなことをするもの?
仕事内容や目指し方

職場・職種・活かせるスキルからさがす派遣のお仕事

総務事務は会社を支える「縁の下の力持ち」のような仕事です。日々の簡単な雑務からパソコンを使用した書類作成まで、幅広く業務を任されることが多いのも大きな特徴といえるでしょう。総務事務は人気職のため競争率も高く、さまざまなスキルが身につけるができキャリアアップも望める魅力あるポジションです。今回は総務事務の「仕事の内容」や「仕事のメリット」「必要なスキル・資格」などについて詳しくご紹介します。

総務の仕事内容

総務は会社によって業務内容や役割に大きな幅がありますが、安心して仕事を遂行するための必要なインフラを整える要であり、会社の顔だといえます。
例えば家庭であれば、家の賃貸契約、電気・水道などの契約から、住民票の手続きや町内会まで地域のおつきあい、トイレットペーパーから洗剤、防災用品まで用意する母親のような役割。すべての業務は会社を守り、社員が仕事に専念できる環境を整えることが目的です。業務の幅が多岐に渡るため雑務的な印象を持たれる場合がありますが、実は深い知識が必要な物が多く、総務のエキスパートはどこの企業でも通用するといえます。
また、企業によっては、人事機能や役員秘書・法務・社内システムも総務の担当分野の場合があります。ここでは一般的な総務の軸となる役割と業務内容について紹介します。

総務の主な業務内容

幅広い業務を行う総務事務。主な業務内容は以下のとおりです。

ファシリティ/備品の管理(ビルの契約やリース、設備の保全、什器備品の選定や手配、資産管理とコスト管理)

文書の管理(稟議書や契約書など重要文書の管理保管、廃棄など)

社内規定の策定・改定(権限規定など社内規定、社内ルールの作成や改定、周知)

役員会や株主総会、全社会議など運営(株主総会、取締役会の事務局業務、招集通知や議事録作成、全社会議、社員旅行、防災訓練など全社にまたがるものの企画や運営)

会社の代表窓口(代表電話や代表受付などのほか、法人として行政に届出するものや顧問弁護士、司法書士などの窓口、来客対応)

福利厚生業務(慶弔関係や健康診断、福利厚生施設などサービスの契約から案内、窓口業務)

※人事部の担当という場合もあります

総務で働くメリット

総務は広く浅くいろいろな業務に携わる部署だと誤解をされやすいですが、仕事内容は広く深いものも多数あります。
総務がメインで担当し指示や指導をしている分野は多く、文書保管ひとつとっても、法定年限がそれぞれあり、自由に保管期間を定めているわけではありません。資産管理もどこの企業でも通用するスキルです。ほかにも、法律や規定に則って業務を遂行する事が求められ、説明したり周知する役割の中で、読み解いて伝える力が養われます。また、幅広い業務を正確にスピィーディに遂行するため、PCスキルは自然と向上します。
そして、会社の代表窓口として働くため、社内外とのコミュニケーション力ビジネスマナーをブラッシュアップできる点も大きなメリット。上場企業であれば株主総会の準備に携わるチャンスがあるなど、職務経験上のアピールポイントが増えます。
総務で働くメリットをまとめると以下の通りです。

・担当業務によって専門知識が身につく

・説明・周知する力が身につく

・PCスキルが向上する

・コミュニケーション力・ビジネスマナーをブラッシュアップできる

総務で必要なスキル

総務で働くために必要なスキルをヒューマンスキルとビジネススキルに分けて整理すると下記のようになります。

ヒューマンスキル

・誰とでもコミュニケーションがとれ笑顔で接することができる

・ホスピタリティ(相手のために、という気持ち)

・オフィスを清潔で美しく保つなど環境に敏感であること(ゴミが落ちていればすぐ拾う、植物を枯らさないなど)

ビジネススキル

・ExcelやWord、パワーポイントなどのPCスキル

・敬語やメールなど基本的なビジネスマナー

総務の経験はなくとも営業事務や秘書業務で資料作成やお客様の対応をされた経験は大いに生かすことができます。また、プライバシーマークやコンプライアンスの推進や社内事務局、セキュリティ対策、コスト改善などは歓迎される経験です。語学や簿記、IT系の資格なども生かせる場面は多いでしょう。

総務に向いているタイプ

総務に向いているタイプは、様々な人とコミュニケーションを取るのが好きで、気づかいができるホスピタリティのある方。同時にいくつかの業務を並行して進めることが出来るマルチタスクが得意な方。幅広い業務を一つひとつ質を追求することが好きな方です。
広く深くという姿勢が必要な総務では、携わった業務を深堀し、エキスパートなレベルの業務を増やしたい方はやりがいを感じるでしょう。代表電話の対応でも、ファイリングでも、備品管理でも作業としてこなすのではなく、仕事の目的や目標を考えられることも大切です。向かないタイプは、PCスキルが高くても、対人スキル面で不安や苦手意識のある方、臨機応変な対応が苦手な方があげられるでしょう。

総務の時給相場

総務(人事・広報・宣伝含む)の派遣の時給相場を三大都市圏(関東・東海・関西)の調査結果から見ると関東圏は1,605円、東海圏は1,310円、関西圏は1,339円となっています。もちろん地域差だけでなく、求められる経験やスキル(語学の必要性の有無)などによっても変わります。

【出典】
2018年3月度派遣スタッフ募集時平均時給調査/総務・人事・広報・宣伝の平均時給(リクルートジョブズ)
http://www.recruitjobs.co.jp/press/docs/pr20180419.pdf

総務で働くためには

未経験者でも総務に必要な資質やスキルを持っている方は多くいらっしゃいます。営業事務や秘書などの仕事は、総務と重なっている部分が多く、部門の総務的な役割を担うことも多いためです。
対人面のヒューマンスキルはどうか、PCスキルはどうか、生かせるスキルや経験を洗い出しましょう。
面接では経験者・未経験者を問わず、コミュニケーションがスムーズにとれ、人あたりがよい方が好まれるでしょう。生かせる経験やスキルをアピールするのは当然のこと、総務で働きたい意欲や目標がしっかりとある方は、それだけ仕事へ向かう意識が高いと評価され、期待を持ってくれます。

まとめ

総務は事務系職種の中で一般事務と混同されやすい部分がありますが、会社運営の要です。総務の業務はどれをとっても「質」を重視されるので、最初は簡単な業務から始まっても、経験を積むほど専門的な知識が習得でき、面白味があります。オフィス事務のエキスパートを目指したい方はぜひチャレンジして欲しい仕事です。

職場・職種・活かせるスキルからさがす派遣のお仕事 関連記事

ピックアップコラム