通勤手当とは？ 非課税・課税のルールや計算方法、支給までの流れを解説

通勤手当は、労働基準法によって規定されていないことから支給義務がありません。そのため、企業によっては通勤手当を支払っておらず、従業員の自己負担とするケースも見られますが、通勤手当を払うメリットは小さくありません。その理由を解説します。

もしも、オフィスまでの通勤にかかる費用が従業員の負担となっていた場合、日々の出費は大きな負担となります。そうなると、徒歩や自転車で通勤できない距離に住む人材が集まりにくくなります。多くの人にとって働きやすい企業をつくるうえで、通勤手当は欠かせない要素の1つといえるでしょう。

また、通勤手当がないと、公共交通機関を避け、自家用車で通勤しようとする従業員が多くなります。自家用車での通勤は、運行ダイヤが決まっている公共交通機関とは違い、出社時間が大幅に遅れることも考えられます。また、公共交通機関よりも事故にあるリスクが高い点も問題です。

通勤手当は福利厚生の1つでもあり、支給されることは求職者に対して訴求ポイントになります。通勤にかかる費用が負担されれば、従業員にとってモチベーションアップの要因になります。

通勤手当と交通費は混同される傾向にありますが、違いはどんなところにあるのでしょうか。

交通費とは、従業員が営業や出張を目的として、移動した際に発生する費用（電車やバスなどの公共交通機関の利用料金、および自家用車を利用した際のガソリン代など）を指しています。

また、通勤手当は給与と合わせて支給される一方、交通費はあらかじめ従業員が立て替えた金額を後から精算する形が一般的です。なお、通勤手当は給与の勘定科目として処理されますが、交通費はそのまま交通費という勘定科目で処理されています。

通勤手当を支給する場合、トラブルを回避するためにも就業規則でルールを定めておくことが大切です。支給対象者や通勤手当の計算方法などを明確にしておくと、給与計算をおこなうときなどに役立ちます。

また、利用する移動手段によって、通勤手当の支給を制限する場合はその旨も記載する必要があります。たとえば支給対象を「公共交通機関を利用した従業員」に限るのか、「自家用車で通勤する従業員」も含めるのかを就業規則に記載することで、支給対象が明確となります。

なお、通勤時に使用する定期券は、有効期間が長期になればなるほど割引率が大きくなります。そのため、毎月支給して1ヶ月ごとに更新させるよりも、6ヶ月ごとの更新の方が節約につまがります。さらに、従業員それぞれが券売機や窓口に行って更新する手間も省けるといったメリットもあります。

もしも6ヶ月分ごとに通勤手当を支払う場合、有効期間内に退職した従業員に対して、定期券を払い戻した分を会社に返金することを就業規則に記載しておきましょう。

自家用車やバイクで通勤する場合、かかったガソリン代を通勤手当として支払う形になります。このときは、プライベートで使った金額と通勤で使った金額を分ける必要があるため、次のように計算します。

ガソリン単価を燃費で割ると、1kmあたりのガソリン代がわかります。これに通勤距離と通勤日数を掛けると、1ヶ月の通勤にかかったガソリン代を算出できます。

なお、この計算をおこなうときに毎月の実際の勤務日数を用いると、月によって通勤手当が変わり給与計算などが煩雑になります。そこで1ヶ月の平均勤務日数（1年間の勤務日数÷12ヶ月）を使うことで、毎月の通勤手当を固定できるため効率的です。

合わせて確認しておきたいのが、通勤距離です。詳しくは後ほど説明しますが、通勤手当の非課税限度額は片道の通勤距離に応じて決まります。非課税限度額を超えて通勤手当を支払うと課税されるため、あらかじめ通勤距離に応じた通勤手当の上限を設けておくといいでしょう。

電車やバスなどの公共交通機関を利用する場合、通勤定期券の金額を通勤手当として支給するのが一般的です。通勤手当には「1ヶ月」「3ヶ月」「6ヶ月」の3種類があるので、どの種類で通勤手当を計算するかを就業規則に明記しておきましょう。

回数券を使用した場合は、1ヶ月あたりの通勤手当を次のように計算します。

交通機関や勤務形態によっては、定期券や回数券を使用できなかったり、使用することがかえって不合理となったりする場合があります。そうしたときは、実際にかかった費用を次のように求めて通勤手当を計算します。

自転車で通勤する従業員がいた場合、就業規則により自動車やバイクと同様に距離に応じた通勤手当を支給するのが一般的です。たとえば「片道○km以上の場合は、マイカー通勤と同様の扱いにする」といったように、就業規則でルールを明確にしておきましょう。

<出典>国税庁｜通勤手当の非課税限度額の引上げ
https://www.nta.go.jp/users/gensen/tsukin/pdf/01.pdf

この場合の非課税となる限度額は、通勤のための運賃・時間・距離を踏まえ、最も経済的かつ合理的な経路及び方法で通勤した場合の通勤定期券の金額に基づいています。

新幹線鉄道を利用した場合の運賃も「経済的かつ合理的な方法による金額」の対象となりますが、グリーン車の料金は含まれません。また、最も経済的かつ合理的な経路及び方法による通勤手当や通勤定期券などの金額が、1ヶ月あたり15万円を超える場合には、15万円が非課税となる限度額となります。

自家用車で通勤している人の非課税となる1ヶ月あたりの限度額は、片道の通勤距離（通勤経路に沿った長さ）に応じて、以下のように定められています。
なお、1ヶ月あたりの非課税となる限度額を超えて通勤手当を支給する場合、超過分の金額が給与として課税されます。超過分は、通勤手当を支給した月の給与の額に上乗せして所得税及び復興特別所得税の源泉徴収をおこないます。

また、自家用車だけを使用した場合は、通勤に要する往復距離をもとに通勤交通費を算出します。こちらも一般的に、非課税限度額が採用されます。もし自家用車での通勤を希望する従業員がいたら、通勤手当を計算するために、下記3点を実施します。

・従業員の自宅からオフィスまでのルートの申告
・申告された距離とルートの確認
・企業側で月平均労働日数とガソリン代・燃費を設定

そのうえで、「往復距離×1ヶ月の平均労働日数×ガソリン代÷平均燃費」により支給額を算出しましょう。

この場合の非課税となる限度額は、次の(1)と(2)を合計した金額であり、1ヶ月あたり15万円が限度です。

1ヶ月あたりの非課税となる限度額を超えて通勤手当や通勤定期券などを支給する場合、超過分の金額が給与として課税されます。超過分の金額は、通勤手当や通勤定期券などを支給した月の給与の額に上乗せして所得税及び復興特別所得税の源泉徴収をおこないます。

ちなみに、自転車を使って通勤する従業員も、通勤手当を支給する対象となります。しかし、自転車通勤は公共交通機関よりも具体的な通勤距離や経路を明確にするのが難しく、支払いの対象とする企業は多くありません。通勤手当は、通勤距離が2km未満では全額課税になることにも注意が必要です。

引っ越しにより従業員の通勤経路が変わった場合、経路変更の申請をしてもらう必要があります。申請が漏れてしまえば、変更前の通勤経路のまま、通勤手当が支給され続けてしまうため、速やかに申請してもらいましょう。

申請が漏れてしまった場合、経路変更によりオフィスまでの距離が長くなった場合は従業員が損をすることになり、逆に近くなったにも関わらず通勤手当を多く受け取っていると不正受給になります。そのようなことにならないよう、従業員の転居を把握した際は、通勤経路を確実に確認してください。

「申請したルート以外での通勤」や「公共交通機関を利用する内容で申請しているものの、実際は徒歩通勤」など、申請した内容以外での通勤で不正に通勤手当を受給しているパターンも、不正受給と見なされます。

いずれも、申請の変更が遅れるといった過失の場合は、過払い金額を全額返金させ、注意しましょう。もしも、従業員が故意に不正受給していたら、まずは事実関係の調査をおこないます。そして、悪質と判断できる事案については懲戒処分などを検討する必要があるでしょう。