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課税、非課税?意外と知らない通勤手当を解説

課税、非課税?意外と知らない通勤手当を解説
企業が社員に支払う手当のひとつに、「通勤手当」があります。厚生労働省の「労働条件総合調査」によれば、92.3%の企業が社員に通勤手当を支払っています(2019年11月時点)

厚生労働省の資料「通勤手当について」では1980年に通勤手当を採用している企業は87.9%、1999年で86.6%という数字を踏まえると、通勤手当は時代とともに普及していることがうかがえます。

通勤手当を支給している企業も多いものの、一定の支給額を超えた場合には課税対象となることや通勤手当の定義について理解が進んでいない状況も事実です。今回は、あらためて通勤手当の支払いにまつわる基礎知識やメリットをはじめ、通勤手当の計算方法を解説します。

通勤手当とは

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通勤手当は、社員の自宅からオフィスまでの通勤にかかる費用を手当として支給するものです。通勤手当には労働基準法によって規定されていないことから、支給義務がありません。企業によっては通勤手当を支払っておらず、社員の自己負担とするケースも見られます。

交通費との違い

通勤手当と交通費は混同される傾向にありますが、違いはどんなところにあるのでしょうか。

交通費とは、社員が営業や出張を目的として、移動した際に発生する費用(電車やバスなどの公共交通機関の利用料金、および自家用車を利用した際のガソリン代など)を指しています。

また、通勤手当は給与と合わせて支給される一方、交通費はあらかじめ社員が立て替えた金額を後から精算する形が一般的です。なお、通勤手当は給与の勘定科目として処理されますが、交通費はそのまま交通費という勘定科目で処理されています。

通勤手当のメリット

通勤手当を支払うことには、さまざまなメリットがあります。

もしオフィスまでの通勤にかかる費用が社員の負担となっていた場合、日々の出費は大きな負担となります。そうなると、出費を減らすために徒歩や自転車で通勤できるエリアで働くことを選ぶようになった結果、人材が集まりにくくなる可能性があります。通勤手当は、多くの人が働きやすい企業づくりには欠かせない要素のひとつといえるでしょう。

また、通勤手当が無いと公共交通機関を避け、自家用車で通勤しようとする社員が多くなります。自家用車での通勤は、運行ダイヤが決まっている公共交通機関とは違い、出社時間が大幅に遅れることも考えられるでしょう。

通勤手当は福利厚生のひとつでもあり、支給されることは求職者に対して訴求ポイントになります。通勤にかかる費用が負担されれば、社員にとってもモチベーションアップの要因につながります。

就業規則に書いておくべきこと

通勤手当を支給する場合、トラブルを回避するためにも、ルールを定めて支給対象者を明確にしておくことも、ポイントのひとつです。

また、利用する移動手段によって、通勤手当の支給を制限する場合はその旨も記載する必要があります。たとえば支給対象を「公共交通機関を利用した社員」に限るのか、「自家用車で通勤する社員」も含めるのかも就業規則に記載することで、支給対象が明確となります。

なお、通勤時に使用する定期券は、有効期間が長期になればなるほど割引率が大きくなります。そのため、毎月支給して1ヶ月ごとに更新させるよりも、6ヶ月ごとの更新の方が節約できるだけでなく、社員それぞれが券売機や窓口に行って更新する手間も省けるといったメリットもあります。
もしも6ヶ月分ごとに通勤手当を支払う場合、有効期間内に退職した社員に対して、定期券を払い戻した分を会社に返金することを就業規則に記載しておくのもポイントです。

通勤手当の課税ルールと非課税限度額

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企業が支給する手当は、給与所得の一部と考えられることから、基本的に支給額に応じた所得税が発生します。しかし、通勤手当の課税方法は他の手当と異なり、一定額までは非課税となります。2016年度の税制改正により、給与所得者に支給する通勤手当の非課税限度額が10万円から15万円へと引き上げられました。

自家用車(バイク含む)で通勤するパターン

自家用車で通勤している人の非課税となる1ヶ月あたりの限度額は、片道の通勤距離(通勤経路に沿った長さ)に応じて、以下のように定められています。



なお、1ヶ月あたりの非課税となる限度額を超えて通勤手当を支給する場合、超過分の金額が給与として課税されます。超過分は、通勤手当を支給した月の給与の額に上乗せして所得税及び復興特別所得税の源泉徴収をおこないます。

また、自家用車だけを使用した場合は、通勤に要する往復距離をもとに通勤交通費を算出します。こちらも一般的に、非課税限度額が採用されます。もし自家用車での通勤を希望する社員がいたら、算出準備として、「社員の自宅からオフィスまでのルートの申告」、「申告された距離とルートの確認」「企業側で月平均労働日数とガソリン代・燃費を設定」を実施したうえで、「往復距離×1ヶ月の平均労働日数×ガソリン代÷平均燃費」により支給額を算出しましょう。

公共交通機関のみを使うパターン

この場合の非課税となる限度額は、通勤のための運賃・時間・距離を踏まえ、最も経済的かつ合理的な経路及び方法で通勤した場合の通勤定期券支給に基づいています。

新幹線鉄道を利用した場合の運賃も「経済的かつ合理的な方法による金額」の対象となりますが、グリーン車の料金は含まれません。最も経済的かつ合理的な経路及び方法による通勤手当や通勤定期券などの金額が、1ヶ月当たり15万円を超える場合には、15万円が非課税となる限度額となります。

公共交通機関と自家用車を併用しているパターン

この場合の非課税となる限度額は、次の(1)と(2)を合計した金額であり、1ヶ月あたり15万円が限度です。

(1)電車やバスなどの交通機関を利用する場合の1ヶ月間の通勤定期券などの金額
(2)マイカーや自転車などを使って通勤する片道の距離で決まっている1ヶ月当たりの非課税となる限度額


1ヶ月あたりの非課税となる限度額を超えて通勤手当や通勤定期券などを支給する場合、超過分の金額が給与として課税されます。超過分の金額は、通勤手当や通勤定期券などを支給した月の給与の額に上乗せして所得税及び復興特別所得税の源泉徴収をおこないます。

ちなみに、自転車を使って通勤する社員も、通勤手当を支給する対象となります。しかし自転車通勤は公共交通機関よりも具体的な通勤距離や経路を明確にするのが難しく、支払いの対象とする企業はわずかです。通勤手当は2km未満では全額課税になることからも、通勤手当の支給を考えていない企業も多く見られます。

不正受給にあたるケース

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通勤手当を支給するうえで、気をつけなければならないのは「不正受給」にあたるケースです。

経路変更の申請漏れ

社員は引っ越しにより通勤経路が変わった場合、速やかに経路変更の申請をする必要があります。申請が漏れてしまえば、変更前の通勤経路のまま、通勤手当が支給され続けてしまいます。

経路変更によりオフィスまでの距離が長くなった場合は社員が損をする一方ですが、より近くなったにも関わらず、通勤手当を多く受け取っていると不正受給と見なされます。

申請した方法以外での通勤

「申請したルート以外での通勤」や「公共交通機関を利用する内容で申請しているものの、実際は徒歩通勤」など、申請した内容以外での通勤で不正に通勤手当を受給しているパターンも、不正受給として見なされます。

いずれも、申請の変更が遅れるといった過失の場合は、過払い金額を全額返金させ、注意しましょう。もしも社員が故意に不正受給していたら、事実関係の調査をおこなった上で、悪質と判断できる事案についてのみ懲戒処分等に踏み切る必要もあります。

テレワークにおける通勤手当

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新型コロナウイルス感染予防のため、テレワークのように新しい生活様式に沿った働き方が早くも定着しつつあります。その反面、通勤手当の支給をどうするのかという課題が生じているのも事実です。

一般財団法人 労務行政研究所の調査「新型コロナウイルス感染症への企業の対応アンケート」によれば、感染拡大前の時点で在宅勤務を導入していた企業で「定期券代など定額を支給しているため、特別な対応はしない」と回答したのは 72.1%、「実費精算のため、在宅勤務時は支給しない」が 19.7%。感染拡大後に在宅勤務を導入・実施した場合は、「定期券代など定額を支給しているため、特別な対応はしない」が 87.1%に上り、感染拡大前から在宅勤務を導入していた企業を上回ります。

一部の企業では、「必要に応じて出社した日数から交通費を実費支給にする」、「通勤手当を一時的に取りやめる代わりに、月額で在宅勤務の環境整備費用補助を支払う」といった対応もおこなわれています。

まとめ

通勤手当は福利厚生のひとつでもあり、社員のモチベーション向上や求職者へのアピールにも有効です。一方で就業規則にしっかりとルールを記載しないと、社員とのトラブルにつながりやすいというリスクもあります。事前に取り決めを定め、トラブル防止に務めるよう意識しましょう。