お悩み解決!派遣コラム

お仕事のさがし方や働き方など派遣で働くうえでの色々な疑問や悩みについておこたえします。

総務事務ってどんなことをするもの?
仕事内容や目指し方

職場・職種・活かせるスキルからさがす派遣のお仕事

総務事務は会社を支える「縁の下の力持ち」のような仕事です。日々の簡単な雑務からパソコンを使用した書類作成まで、幅広く業務を任されることが多いのも大きな特徴といえるでしょう。総務事務は人気職のため競争率も高く、さまざまなスキルが身につけるができキャリアアップも望める魅力あるポジションです。今回は総務事務の「仕事の内容」や「仕事のメリット」「必要なスキル・資格」などについて詳しくご紹介します。

一般事務とは違うの?総務事務の仕事内容

総務事務とは、ルーティン業務中心の一般事務とは違い社内外の多岐に渡る業務を担います。総務事務の具体的な仕事内容としては、文書や社内報などの「書類の作成・管理」、文具や備品、消耗品などの「備品管理・発注」、秘書的な業務も担うため、来客時の「お茶だし・会議室予約」なども業務となります。また、仕事に徐々に慣れてくれば、社内の「安全衛生管理」や「情報セキュリティの整備」など幅広く任される場合もあります。それ以外にも、就業先によっては、日々社員の問い合わせの対応に追われるケースもあり、自分のルーティン業務との優先順位付けに苦戦することもあるでしょう。就業直後はマニュアルを見たり社員の方々にアドバイスをもらい、早く総務部のチームの一員として認めてもらえるように心がけましょう。

働くメリットが知りたい!総務事務で身に付けられること

総務事務として働くメリットは、社内外の多くの関係者とやりとりができることです。人と接することが好きな人にとっては、大きなやりがいを感じられるでしょう。ただし、時には会社の内部事情を知ることもあり、守秘義務をはじめとするコンプライアンス遵守を徹底する必要がある重要なポジションでもあることも忘れないようにしましょう。身につけられるスキルとしては、多くの社員と接することで高いコミュニケーション能力を身につけることができます。また、各種書類・データ作成ではExcelなどのパソコンのスキルアップや、来客・電話対応などではビジネスマナーなども身に付きます。さらに、秘書業務も担う場合もあるため、問題を先読みし主体的に行動できる能力が得られることも総務事務の大きな魅力です。海外とのやりとりが多い就業先では、英語や中国語などの語学力の総合的なブラッシュアップも期待できるでしょう。総務部で働く際、最初は雑務が中心のケースもあるかもしれませんが、実績を積むことで徐々にさまざまなスキルを身につけられますので、ぜひ積極的に業務を行うようにしましょう。

どんな人が向いている?必要なスキルとは

総務事務の仕事では、多くの社員から仕事を依頼されるため、コミュニケーション能力のある人、具体的には、社員の希望を考慮し実現できる人が向いています。「困った時の何でも屋」と思われるポジションであることが多いため、どんな仕事にも前向きに取り組める積極性が求められます。さらにExcel・Word・Powerpointなどのパソコンスキルが必要です。基本的なスキルはもちろん、例えばExcelなら「四則演算」などの中級レベルのスキルもあれば重宝されるでしょう。また、来客・電話対応時では「気配り」や「礼儀作法」も求められます。それ以外にも、同じ総務部内の社員の方達との協調性や、繁忙期は仕事の優先順位をジャッジして仕事を迅速に処理する能力も必要となります。

総務事務として働くために!志望動機の書き方

総務事務は人気職であるため、一般事務に比べると求人数は少なく競争率も高くなります。そのため、職務経歴書で志望動機を書く際には「総務職の適性能力」や「総務職に求められるスキル」をアピールすることが大切です。具体的には「総務職の適正能力」では、コミュニケーション能力が長けていること、また正確かつ臨機応変に仕事ができることなどを志望動機に盛り込むと良いでしょう。さらに、前職で人と接する業務の多い「秘書」や「受付」などの経歴があれば、より詳しく書いておくのも大きなポイントです。また「総務職に求められるスキル」では、総務事務で必要不可欠なExcel・Word・Powerpointなどの「パソコンスキル」をはじめ、秘書検定や英検などの「所有資格」なども職務経歴書にしっかりとアピールしたいところです。未経験の場合でも働けるチャンスはありますので、自分の意欲が伝わるように現在勉強中の資格などを職務経歴書でアピールするようにしましょう。

総務事務で培ったさまざまなスキルは、キャリアアップの選択肢を広げることでしょう。派遣先で高い評価を得れば、役員秘書などの配置転換の可能性もあるでしょう。 このように、総務事務は業務範囲が幅広くさまざまなスキルが求められる仕事です。会社の「縁の下の力持ち」として多くの社員の方達から信頼されるように、気遣いを忘れず効率良く業務を進めるように心がけましょう。

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